CASE 01 / Integratie
Klantdata synchroniseren tussen CRM en boekhouding
Drie flows: een nachtelijke bulk-sync, een webhook voor realtime wijzigingen en een handmatige controle per klant. Inclusief btw-velden op twee niveaus.
- Rol
- Ontwerp, bouw, onderhoud
- Periode
- 2026
- Stack
- n8n · REST · webhooks · cron
- Klant
- Webwinkel (geanonimiseerd)
01 — Probleem
Twee systemen, één waarheid
Een webwinkel beheert klanten in een CRM. De boekhouding moet dezelfde klanten als debiteur kennen — met de juiste adressen en btw-gegevens, zonder dat iemand ze overtypt.
Nieuwe en gewijzigde klanten kwamen niet vanzelf in de boekhouding terecht. Handmatig overnemen kost tijd en levert fouten op: verkeerde adressen, ontbrekende btw-nummers, dubbele debiteuren.
De eis: elke klant in het CRM bestaat als debiteur in de boekhouding, snel na een wijziging en ook als er een keer iets misgaat.
02 — Aanpak
Drie flows, elk met een eigen taak
Eén flow die alles doet, is één flow die alles kan breken. Daarom drie losse flows in n8n die dezelfde upsert-logica delen.
Flow 1 · gepland
Vangnet: alles wat overdag gemist is, staat de volgende ochtend goed.
Flow 2 · realtime
Een wijziging in het CRM staat binnen 2 minuten in de boekhouding.
Flow 3 · handmatig
Voor support: één klant checken zonder op de nacht te wachten.
03 — Resultaat
Geen overtypwerk meer
Het handmatige overtypen is volledig verdwenen. Een wijziging in het CRM staat binnen twee minuten in de boekhouding, en de klantdata is in beide systemen consistent. Wat de webhook toch mist, zet de nachtelijke run recht.